Интелигентният начин да укротите имейла си през 2021 г.: Прегърнете малък хаос

Време е да премахнете старите си имейл навици - особено тези, които включват много работа за минимално изплащане.

Интелигентният начин да укротите имейла си през 2021 г.: Прегърнете малък хаос

Прекарвам повече време в мисли за имейли, отколкото всеки разумно разумен човек би трябвало. От разширените настройки на Gmail до сложните техники за обучение в раздела, опитах почти всичко под слънцето (а след това и някои), за да държа входящата си поща под контрол.



Сега, когато наближава нова година, аз приемам стратегия, която изглежда почти абсурдно в противоречие с морето от папки, етикети и други системи за организиране на имейли пред нас. Осъзнах, че тези инструменти често причиняват повече вреда, отколкото полза. И затова реших да управлявам имейла си, като просто просто ги игнорирам - и не правя абсолютно нищо.

Добре - така че нищо не може да бъде малко подвеждащо. Все още ще отговарям на имейли, ако е необходимо (и само с леко недоволство), и ще архивирам съобщения, докато се занимавам с тях. Но по отношение на действителното продължаващо организация , Няма да отделям никакво значимо време или енергия за маркиране на имейлите си по някакъв конкретен начин или за тяхното подаване по някакъв специфичен начин.

С други думи, прегръщам умишлено дезорганизирана пощенска кутия в името на ефективността на имейлите. И колкото и контраинтуитивно да изглежда на пръв поглед, има разумен аргумент, че това може да е просто разумна стратегия за успех - такава, която и вие бихте били разумни да приемете.

на колко години е най -старото хилядолетие



Нека обясня.

Заблуда в имейл организацията

От години общата логика с имейла е, че колкото повече го организирате, толкова по -добре ще бъдете. Потърсете фразата в Google как да организирате имейл и ще намерите страници на страници с резултати, които ви инструктират да създадете пълноценна рамка за електронна поща-нещо, което включва внимателно определена система от папки или етикети и определено време, отделено всеки ден за щателно маркиране, подреждане и суетене върху входящите ви съобщения.

Различните пощенски клиенти имат различни механизми за управление на подобен подвиг, но основната идея обикновено е една и съща: От вас зависи да организирате имейлите си, докато вървите, за да не се окажете затрупани и (задъхани!) дезорганизиран входяща поща.



Ето нещо обаче: Когато трябва да се върнете и да намерите имейл по пътя, шансовете са, че всъщност не разчитате на някоя от вашите внимателно приложени форми на организация. Вероятно не търсите папки или етикети и не сканирате страници по страници със съобщения, за да проследите необходимата информация. И ако го направите, губите времето си - защото по -простият, по -бърз и далеч по -ефективен метод за намиране на съобщения във входяща поща е търсенето.

Целият смисъл на Gmail-причината, поради която е създаден на първо място-беше да служи като търсачка, подобна на Google за вашия имейл.

гледане на дебата на живо онлайн
Това не винаги беше така, разбира се. Още в първите дни на електронната поща търсенето във входяща поща беше направо болезнено опит. Особено ако сте имали огромен брой стари съобщения - които почти сигурно са били съхранени локално на вашия компютър в този момент - бихте въвели нещо в полето за търсене на вашия пощенски клиент и след това се подготвихте да изчакате доста време, докато програмата изкопае това, от което се нуждаете (ако някога дори го е направил). Тогава изпращането на съобщения с внимателно обмислена организационна система не само спестяваше време; това беше необходимост.



Но откакто Gmail се появи и направи електронната поща търсене почти мигновена задача, тези видове системи останаха най-вече като реликви и утешения на създание на ниво наследство. Целият смисъл на Gmail - причината за това създаден на първо място -трябваше да служи като Google търсачка за вашия имейл и улеснете намирането на всичко, от което се нуждаете, без да губите време. Съперниците на Gmail въведоха собствено търсене в Google, за да останат конкурентоспособни.

Gmail умишлено стартира без традиционна система за архивиране на папки, всъщност, защото неговите архитекти виждат метода за архивиране и търсене, който той насърчава, като изключително превъзходен начин за управление на съобщенията-и защото очакват папките да бъдат излишни и ненужни в рамките на тази подредба. В крайна сметка Google направи етикетите по-забележими и подобни на папки в тяхната презентация единствено защото, като документ от Google Research от 2010 г. обяснява го, потребителите изоставят Gmail, тъй като липсват познатите им папки.

колко давате бакшиш за доставка на хранителни стоки

Но действителните научни изследвания показват, че оригиналната стратегия на Gmail за архивиране и търсене е била изненадващо добра. Група изследователи на IBM спазваха имейл навиците от 345 души за проучване от 2011 г., като се изследва как са намерили по -стари съобщения във входящите си кутии - и дали всеки момент, който са инвестирали в щателно подаване и организиране, наистина се е изплатил. Тяхното заключение: Хората, които създават сложни папки, наистина разчитат на тях за извличане, но тези подготвителни поведения са неефективни и не подобряват успеха на извличане.

Изследователите установиха, че разчитането на папки за организация на имейли губи време в началото, предвид ръчните усилия, необходими за непрекъснатото подаване на всеки имейл, и в крайна сметка е по -малко ефективно от търсенето, когато става въпрос за по -късно извличане на имейли.

Това е доста показателен извод - и такъв, който съвпада с моите собствени анекдотични преживявания. Но на практика това не означава непременно, че трябва да се откажете всичко методи за организация на входящата поща. Това просто означава, че трябва да бъдете внимателни, за да измислите правилното видове на системи, които подобряват вашата организация, без да губите време.

Средно място за организация на входящата поща

Като се имат предвид всички тези много призрачни познания, ето едно общо общо правило, което трябва да вземете предвид: Ако метод на организация на входящата поща ви улеснява да обработвате или по -късно да намирате имейлите си, без да изисквате постоянни усилия от ваша страна, тогава си струва да го направите. Ако ви дава повече работа без осезаема печалба, тогава е най -добре да се освободите.

Ключът, който открих, е фокусирането върху системите на организация, които са до голяма степен автоматизирани - неща, които настройвате веднъж и след това давате възможност за работа за теб вместо да изисквате от вас да вършите работата сами. Например, имам някои видове съобщения, които са с особено висок приоритет и са важни за своевременно адресиране. Използвам филтър в Gmail, за да поставя автоматично специален VIP етикет и звезда върху всички такива съобщения, когато пристигнат. Това кара тези имейли да се открояват визуално във входящата ми поща, така че да привлекат вниманието ми, а също така ги кара да ме уведомяват както на телефона, така и на компютъра ми по начин, който повечето обикновени имейли не правят, благодарение на някаква хитра конфигурация .

зелени бутилки кока-кола

Друг пример е начинът, по който обработвам отговорите на приветственото съобщение, изпратено до нови абонати на моят бюлетин . Винаги чета и отговарям на тези имейли, но се опитвам да ги обработвам групово, в няколко конкретни времена на деня, за да бъда по -ефективен. Затова използвах друго умишлено хакване на Gmail, за да намеря и идентифицирам автоматично тези съобщения и да ги преместя в раздела „Социални“ на моята пощенска кутия, който съм пренасочил за домакин на тези конкретни съобщения и нищо друго. В резултат на това тези имейли винаги се събират заедно на опростено място, където са лесни за намиране, но не се смесват с по -належащите елементи в раздела „Основна вх. Поща“.

Ключът и при двете системи е, че те са методи на организация, които служат на конкретна цел и които не създават постоянна натоварена работа за мен. Ежедневно всичко, което обикновено правя, е да отговоря на това, което е необходимо, да архивирам това, което е приключило, и от време на време да отлагам нещо, ако нямам време да се занимавам с това веднага или ако няма да има значение до по-късно .

И когато трябва да намеря имейл, който съм архивирал, без значение за какво става въпрос или кога е изпратен, просто използвам системата за търсене на Gmail, за да го проследя и активирам. (Операторите за търсене на тази страница , особено от: , да се: , и предмет: , си заслужават да се интернализират и да се използват.)

Със сигурност можете да си позволите малко място за раздвижване, за да разберете коя комбинация от инструменти и системи работи най -добре за вас. Но ако прекарвате времето си в подаване и организиране на имейли и след това ги търсите, вместо просто да търсите, началото на новата година е подходящ момент да отстъпите и да преоцените стратегията си.

Понякога по -малкото е повече - а когато става въпрос за имейл, умишлено дезорганизирана входяща кутия може да бъде просто най -ефективната организационна система от всички.

За още повече съвети за производителност от следващо ниво вижте моя Информационен бюлетин за Android Intelligence .