Как да коригираме комуникационните грешки, които разпространяват объркване на работното място

Повече от просто предаване на съобщение, ефективната комуникация може да ограничи чувството на безпокойство и объркване.

Как да коригираме комуникационните грешки, които разпространяват объркване на работното място

Представете си някои от най -разочароващите взаимодействия, които имате през работния си ден. Гласът ви не се чува по време на срещи; HR изпраща неясни, объркващи имейли. Чувствате нарастващо чувство на безпокойство, че преките ви доклади няма да изпълняват задачите, които са им поставени.



Всеки от тези случаи има едно общо нещо: неуспех в комуникацията.

Когато общуваме, нашата основна цел е да постигнем взаимно разбирателство. Ние се стремим всички да бъдат в една и съща лодка, да гребят в една и съща посока.



Сега, когато работата от дома е за много от нас норма, може да бъде лесно да се обърка постоянната връзка с нашите колеги в Zoom или Slack с ефективна комуникация. Те обаче не са едно и също нещо. Ето някои стратегии, за да сте сигурни, че ще разберете мнението си, както и да чуете другите.

Избягвайте предположенията



Един от най -бързите пътища към прекъсване на комуникацията е да приемем, че слушателите ви са наясно със същите знания като вас.

Както Ален Хънкинс, автор Разбиване на лидерския кодекс , казва, Вие сте центърът на вашата информация. Това е кристално ясно в собствения ви ум, но никой друг няма същия опит. . . . Тази липса на контекст, невъзможността да се рамкират нещата, може да създаде недоразумения.

Противоотровата за избягване на объркване, основано на предположения, е яснотата. Уверете се, че вашето съобщение е ясно и количествено измеримо и когато се съмнявате, предоставете голямо количество информация, вместо да е достатъчно.



Не сте сигурни дали една мисъл е кацнала? Попитайте слушателите си. Вижте дали те могат да префразират думите ви обратно към вас. Не приемайте, че съобщението ви е получено само защото думите са изговорени на глас. По същия начин избягвайте да приемате, че изпратеният имейл е постигнато разбиране. При спирането и често еднопосочната комуникация по имейл, проследяването с партньора ви за разговор е от ключово значение.

Изяснете своите занимания

Всеки, който някога е получил неясен, объркващ или направо безсмислен имейл, може да оцени това Повече ▼ общуването не е едно и също нещо добре комуникация. Преди да стартирате Slack чат или да изпратите имейл в цялата компания, отделете малко време, за да помислите какво се опитвате да постигнете.

Познаването ясно каква е целта ви може да бъде полезно при избора на подходяща среда за комуникация. Например, преди да свикате среща с целия си персонал, добра идея е да се запитате дали това наистина е най -добрият начин да привлечете всички на една и съща страница. Може ли същото съобщение да бъде предадено в имейл нишка? Изследванията показват, че хората често безсмислено се вмъкват губене на време на работа, обикновено чрез дейности по киберразправа, като проверка на социалните медии. Избягвайте да допринасяте за този кладенец на разсейване, като удавяте колегите си в ненужна комуникация.

Обърнете внимание на тона си



Има идея, въведена от академика Алберт Мехрабиан, наречена правилото 7-38-55. Правилото гласи, че само 7% от комуникацията е устна, 55% е езикът на тялото, а останалите 38% са тон на гласа. Докато последващият анализ установи, че тази разбивка не е толкова просто както изглежда, вярно е, че много от това как общуваме се свежда до тон.

Що се отнася до вербалната комуникация, начинът, по който казвате нещо, има значение. Хънкинс отбелязва, че рекламодателите често се придържат към тази концепция, когато създават емоционално убедителни материали. Хората се движат по -силно от емоциите, отколкото от логиката. Тонът на гласа ни изпраща съобщения за това как се чувстваме.

Отчитането на вашия тон не е само за устна комуникация. В писмен вид тонът се предава чрез избор на език и форматиране. Вземете например, когато роднина ви изпрати имейл, където всяка друга дума е написана с главни букви или където всяко изречение завършва с удивителен знак. И в двата случая има чувството, че подателят ви крещи думите си.

На работното място вашият писмен тон има значение. Бъдете наясно с разликата между изпращането на бъбриво, без прекъсване незабавно съобщение до приятел в офиса от изпращането на актуализация на проекта до шефа ви. Като се съсредоточите върху тона на писането и речта си, ще бъде по -вероятно да постигнете целите си на работното място.

Практикувайте активно слушане

Комуникацията е двупосочна улица. Ако не слушате, значи не общувате ефективно. Толкова е просто.

Има разлика между активно и пасивно слушане. Активното слушане означава, че сте усвоили напълно казаното от оратора и сте показали, че сте разбрали думите му. По-специално, това означава да не прекъсвате, да задавате последващи въпроси и да не отвличате разговора от темата на оратора.

В моята компания всеки от нашите милиони потребители има мнение за нашия продукт. Но считаме тяхната обратна връзка за безценна, тъй като по този начин знаем какво работи и кое не. Разбира се, тази обратна връзка не винаги е лесна за слушане, но чрез усвояване на нуждите и желанията на нашите клиенти, ние сме в състояние да доставим по -силен продукт.

За да стане ясно, слушането не означава рефлексивно съгласие с всичко, което ви е казано. Още повече, че всеки участник в разговора има отговорност да насърчава среда, благоприятстваща откритата комуникация. Активното слушане, наред с избягването на осъдителния език и зачитането на гледната точка на другите, е голяма част от ефективната и прозрачна комуникация.


Aytekin Tank е основател на JotForm , популярен онлайн създател на формуляри. Създадена през 2006 г., JotForm позволява персонализирано събиране на данни за подобрено генериране на потенциални клиенти, разпределение на проучвания, събиране на плащания и др.