6 начина да избегнете прозвучаването на нечувствителност в имейлите по време на кризата с COVID-19

Повече от всякога има нужда да се уверим, че писменото ни общуване има топъл, истински тон.

6 начина да избегнете прозвучаването на нечувствителност в имейлите по време на кризата с COVID-19

Дори в най -добрите времена бизнес имейлите и другата писмена комуникация може да изглеждат безлични. Несъзнателно често приемаме по-официален тон в писмена форма в сравнение с това, когато говорим лице в лице.



С коронавируса над нас това едва ли са най -добрите времена. Повече от всякога има нужда да се уверим, че писменото ни общуване има топъл, грижовен тон. Това не е лесна задача. В бизнес кореспонденцията ви е твърде лесно да правите фалшиви бележки и да изглеждате неискрени или дори безразлични.

Показването на топлина изисква изключителна чувствителност. Ето шест начина да се уверите, че вашата бизнес кореспонденция е в правилния знак:



1. Предложете добри пожелания

Тъй като почти всички, на които пишете, са засегнати по някакъв начин от коронавируса, важно е да предложите добри пожелания. Можете да направите това, като отворите имейла си с нещо просто като, надявам се вие ​​и вашето семейство да сте добре.



Можете също така да предложите добри пожелания в тялото на вашия имейл. Ако вашата компания е предоставила някакъв подарък на клиент, например безплатен уебинар или онлайн сесия за обучение, може да кажете: Надяваме се този малък жест да ви подкрепи през това време. Добре желанията също могат да бъдат отличен начин да затворите имейла си. Един или два изражения на топлина в имейла ви ще създадат силна, лична връзка.

2. Изрязване на запасите

Тъй като изразяването на топлота в бизнес кореспонденцията е предизвикателство, може да разчитаме твърде често на фрази, които звучат стилно или неискрено. За да избегнете това, изрежете безлични банали, изрази на акции и банални уверения.

Получавам много имейли от PR фирми, които биха искали да интервюирам техните клиенти Бърза компания статии. Някои от тези искания започват със студен, твърд факт. Например, един първи ред гласи: Изследванията показват, че виртуалната работна сила изисква по -силни лидерски умения от всякога. Подобно отваряне не ме вдъхновява да чета. Същото важи и за отвори като Това дойде на вниманието ми или пиша, защото. . .



Избягвайте фрази, говорящи бизнес, като Ние ценим нашите клиенти или прекалено използвани изрази, като Всички сме в това заедно, Ще преживеем това или Изчакайте, идват по-добри дни. Те илюстрират само вашата неспособност да изразявате истински чувства.

3. Изразявайте благодарност

Трети начин да покажете, че ви е грижа, е да въведете благодарност в кореспонденцията си. Ако дългогодишен клиент забавя плащането или иска разбирателство по договора, не забравяйте, че поддържането на силна връзка е ключът. Преди да започнете каквито и да е преговори, изразете подкрепа за лоялността, която проявяват през годините.

Дори и прости изявления за благодарност, като оценявам, че се обърнахте към мен, са важни, за да покажете, че ви е грижа.

4. Акцентирайте върху положителното



Отрицателните твърдения никога не са добра идея в бизнес комуникацията и това важи двойно вярно в тези моменти, когато искате да бъдете оптимистични. Ако кандидатствате за работа, не пишете, не съм сигурен, че наемате сега, но все пак реших да пиша.

Извадете от прозата си думи, които ви карат да звучите слабо или несигурно, например: „Страхувам се, не мога или не съм сигурен, или не знам. Останете на положителна трева. Това ще повдигне духа на човека, на когото пишете.

Но като бъдете позитивни, бъдете чувствителни към реалността, пред която сме изправени. Разказване на колега Хубав уикенд! или Насладете се на подслон на място, може да звучи примамливо. Дори израз като Честит понеделник! може да се настърже.

5. Тръгнете леко, ако не познавате получателя

Ако пишете на бизнес познат, може да й кажете, знам колко предизвикателно може да бъде работата в къща, пълна с деца. Или може би ще кажете, че съм впечатлен от злото, което проявявате в тази ситуация.

Но ако наистина не познавате човека, такива изрази могат да звучат неискрено. Скорошен имейл до мен от някой, когото не познавах, започва: Знаем, че и вие се грижите за психологическата безопасност. Един от друг непознат заявява: Мисля за теб и се чудя как си. Още една писателка, с която нямах връзка, завърши имейла си с въздушна прегръдка.

Тези изрази на съпричастност имат обратен ефект, защото са записани в списък с получатели и следователно изглеждат неискрени. Ако ще проявявате съпричастност, бъдете сигурни, че това е за някой, когото познавате и за когото държите.

6. Не проповядвайте

Внимавайте да не прекалявате с нещата, за да споделите мъдрост и добра воля. Ако трябва да кажете на някой, който е малко претоварен, че не сте лош човек, защото се чувствате разтегнати, това може да изглежда като проповядване. Същото би било вярно, ако кажете на недоволен служител: Това преживяване ще ви укрепи.

Сърцето ви може да е на правилното място, но ние нямаме право да бъдем арбитър на чувствата на друг човек. Изслушайте ги, да, но не им казвайте как трябва да се чувстват.