30 невероятно полезни неща, които не знаехте, че Google Календар може да направи

Надстройте дневния си ред с тази изобилие от разширени опции, преки пътища и функции за Google Календар.

30 невероятно полезни неща, които не знаехте, че Google Календар може да направи

Ако има един цифров инструмент, на който разчитам толкова, колкото Gmail, това е Google Календар.



От крайните срокове за работа до семейните събития и случайните напомняния, Календарът е това, което ме държи на път, навреме и наред с приблизително 1,7 милиарда неща, с които съм склонен да жонглирам на почасова база. И колкото повече го използвах, толкова повече научих колко гъвкав е той - и колко лесно пренебрегвани опции, които предлага за подобряване на интерфейса, постигане на по -ефективни неща и правене на услугата да работи по какъвто и да е смисъл за моя личен работен процес.

как да станеш работохолик

Ако разчитате на Google Календар като мен-или дори ако го използвате небрежно, за да следите случайни срещи-ще извлечете повече от него, след като откриете всички негови усъвършенствани трикове и възможности за спестяване на време. И ако сте твърде заети, за да се справите с това в момента, не се притеснявайте: случайно познавам ефектен инструмент за задаване на напомняния и за да сте сигурни, че никога няма да забравите нищо от дневния си ред.



(Освен ако не е посочено друго, всички посочени по -долу инструкции са специфични за уеб версията на Календар.)

Подобрения на интерфейса



1. Искате ли календарът ви да показва малко повече информация - с по -малко загубено място? Google Календар има скрита опция за увеличете плътността на дисплея . Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на уебсайта, след това изберете Плътност и цвят и променете настройката Плътност на информацията на Компактен, за да опитате.

2. Ако повечето от вашите срещи са през седмицата, можете също да подредите изгледа си, като кажете на Календар на спрете да показвате уикендите . Ще намерите превключвателя, като щракнете върху падащото меню за изглед - полето директно вдясно от иконата на зъбно колело на уебсайта на Календар - и погледнете в долната част на менюто, което се показва.

3. Дори и да искате да видите уикендите, може да предпочетете покажете седмиците си, започвайки с понеделник и завършва с уикенда - начинът, по който повечето от нас мислят за традиционна работна седмица. Можете да направите тази промяна с няколко бързи щраквания, като отворите секцията „Опции за преглед“ в настройките на сайта на календара.



4. Google Календар може да ви позволи създайте свой собствен персонализиран изглед в допълнение към стандартните дневни, седмични, месечни и годишни аранжименти-ако, да речем, искате да видите календара си в увеличена двудневна перспектива или може би в намалено дву- или четириседмично оформление. Отворете настройките на сайта, щракнете върху Опции за преглед в страничната лента вляво на екрана и след това коригирайте опцията Задаване на персонализиран изглед, за да я настроите както искате.

5. Наличието на няколко календара в профила ви често може да бъде полезно, независимо дали отделяте празници, споделени семейни събития или произволен брой споделени програми, свързани с работата. Но някои календари не са достатъчно важни, за да се видят всичко времето - така че нека Календар скриване на календари с нисък приоритет по подразбиране и след това ги показвайте само когато имате нужда от тях. В страничната лента вляво на екрана на уебсайта на календара премахнете отметката от квадратчето до всеки календар, който не искате да се показва. Това ще го държи далеч от погледа и ще изчисти активния ви изглед и след това можете просто да проверите отново въпросния календар, когато искате да се появи.

6. Обратно, Календар може да ви показва един календар в даден момент за отслабен и лесно смилаем аранжимент. Щракнете върху иконата на менюто с три точки до името на който и да е календар в същата област на лявата страна на страничната лента, след което изберете Покажи това само, за да го завъртите.



7. Спрете да се разсейвате със събития, които вече са се случили и оставете Календар затъмнете миналите срещи, за да можете да се съсредоточите върху следващото . Потърсете отметка в квадратчето Намаляване на яркостта на минали събития в областта за опции Преглед в настройките на Календар. Ще забележите разликата веднага в седмичните и месечните изгледи на Календар.

Google Календар може да помрачи минали събития, така че те по-малко привличат вниманието.

8. Изчистете безпорядъка и дайте на календара си повече място за разпространение като скриете страничните ленти на Google Календар, когато не ги използвате. В лявата част на екрана щракнете върху иконата на менюто с три реда в горната част, за да свиете страничната лента (и след това щракнете върху същата икона, за да я разгънете според нуждите). Вдясно-страничната лента, която ви позволява да преглеждате бележките си в Google Keep и други свързани услуги-щракнете върху малката стрелка вляво в долната част, за да накарате тази област да изчезне (и след това щракнете върху стрелката вдясно, която се появява, ако и когато искате за връщане на панела).

9. Управлявайте срещи в множество часови зони чрез активиране на опцията за вторична часова зона на Календар, която ви дава възможност да стартирате или завършвате събития в различни локали, без да е необходимо никакво умствено преобразуване. Потърсете заглавката Часова зона в настройките на уебсайта, след това поставете отметка в квадратчето до Показване на вторичната часова зона и изберете каква часова зона искате. Можете също така да дадете етикет на всяка часова зона (Бостън и Калифорния например), за да направите нещата още по -опростени.

10. Календарът може също ще ви покаже часовник за световно време за да Ви дадем преглед на текущото време на произволен брой места. Потърсете опцията Световен часовник в настройките на уебсайта; след като се активира, можете да добавите колкото искате часови зони и всички те ще бъдат показани в лявата странична лента.

Спестяващи време инструменти

единадесет. Превключете изгледа на календара си за миг като докоснете един от супер удобните скрити преки пътища на Google Календар: Натиснете 1 или d за дневния изглед, 2 или w за седмичния изглед, 3 или m за месечния изглед, 4 или x за вашия персонализиран изглед, 5 или a за изглед на дневния ред и 6 или y за изглед на годината.

12. Една от най -полезните клавишни комбинации на Календар е и една от най -лесните за пропускане: Натиснете g от всеки изглед на календара до преминете директно към всяка конкретна дата , през всяка година. Календарът ще изскочи поле, в което можете просто да въведете каквато дата искате, като използвате или стандартен формат за дата (4/13/06) или текстово описание (13 април 2006 г.).

13. Друг пряк път, който си струва да запомните: От всяка точка на сайта на Календар, натиснете клавиша Esc до върнете се към главния екран на календара с миг . И докато разглеждате всеки изглед на календара, натиснете t, за да се върнете към днешната дата.

14. Години наред се дразнех, когато се опитвам да запазя нови събития в Календар, като натискам Ctrl-Enter-стандартен пряк път за този вид функция и такъв, който присъства в други услуги на Google-само за да помня, че комбинацията от клавиши не прави абсолютно нищо в инструмента за създаване на събития в Календар. Е, наскоро открих Календар прави имате команда за клавиатура, която ви позволява запазете ново събитие, без да се налага да вдигате пръсти ; това е просто Ctrl-S вместо Ctrl-Enter. Сега и вие знаете!

15. Докато сте в дневен, седмичен или месечен изглед на Календар, можете да щракнете с левия бутон върху всяко събитие за бърз изскачащ изглед на неговите подробности-или щракнете с десния бутон, за да достъп до опциите за бързо регулиране на събитията , включително селектор за превключване на цвета на събитието и бутон с едно щракване, за да изтриете събитието напълно точно тогава и там.

16. Вероятно знаете за клавишната комбинация c на Календар за създаване на ново събитие, но ето един полезен вариант, който да добавите във виртуалната си кутия с инструменти: Можете да натиснете Shift и c заедно, за да изтеглете интерфейса на събитието с плаващ прозорец на Календар от клавиатурата си. Това ще ви позволи да създадете събитие, без да се налага да напускате главния екран на Календар.

17. Функцията за търсене на Google Календар е чудесен начин да намерите събитие набързо и има повече възможности, отколкото бихте си помислили: След като щракнете върху иконата за търсене в горната част на сайта на Календар (или докоснете коса черта на клавиатурата си , ако предпочитате), щракнете върху стрелката надолу в полето за търсене, което се показва. Това ще разкрие панел за разширено търсене, който ви позволява стеснете търсенето до конкретни календари, дати, местоположения или участници - и дори да търсите събитие, като изключите определени ключови думи.

Функцията за разширено търсене на Календар има всякакви опции за стесняване на търсенето и намиране на елементите, от които се нуждаете.

18. Календар има малко известна команда, която ще ви позволи отмяна на грешни действия - като преместване на събитие по погрешка или изтриване на грешна среща. Веднага щом възникне такъв екземпляр, натиснете Ctrl-Z или дори просто z само по себе си на клавиатурата си. Имате само около 10-секунден прозорец, за да го направите, досадно, но ако хванете измамата си достатъчно скоро, това е чудесен начин да поправите грешката си.

19. За моменти, когато изтривате събитие изцяло и след това трябва да го върнете по-късно, не забравяйте за прибраната в Google Календар секция Кошче. Тя ви дава възможност да възстановяване на всяко изтрито събитие за един месец след осирането му. Можете да намерите раздела Кошче, като щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на сайта и изберете опцията Кошче в менюто, което се показва.

По -интелигентно споделяне

20. Вземете неприятностите от планирането, като помолите Календар да покажете вашия дневен ред наред с чужди в разделен екран, изглед един до друг. Първо, другият човек ще трябва да сподели календара си с вас (като щракнете върху името на календара в настройките на Google Календар и след това ви добави в секцията Споделяне с конкретни хора). След като приемете поканата им, отворете секцията Опции за преглед в настройките на календара си и се уверете, че опцията Преглед на календарите един до друг в дневния изглед е активирана. След това просто отворете дневния си изглед и ще видите календара на вашата кохорта точно до вашия за лесна координация на дневния ред.

Google Календар може да показва вашия дневен ред заедно с всеки друг за подобрено планиране и координация.

21. Можете също надникнете в дневния ред на някой друг, докато сте насред създаването на ново събитие (при условие, че този човек е споделил календара си с вас, разбира се). Първо, започнете ново събитие и добавете този човек като гост. След това потърсете раздела Намерете време точно над полето за местоположение в интерфейса за създаване на събития на Календар. Щракнете върху това и ще видите дневния си ред и приятеля си един до друг, точно както направихте в предишния съвет. След това можете да кликнете върху всяко взаимно налично време, за да го изберете.

аромат на берни на Бен и Джери

22. Когато трябва да изпратите съобщение до всички поканени на определено събитие, спестете си труда да отворите входящата си поща и вместо това просто изпратете имейл на всичките си поканени директно от Календар . Докато разглеждате всяко събитие, в което участва поне още един човек, ще видите малка икона на плик под заглавката „Гости“ вдясно от екрана. Щракнете върху тази икона и можете да съставите и изпратите съобщението си точно в този прозорец, като използвате адреса на Gmail, свързан с вашия акаунт.

23. Ако създавате групово събитие, но след това се налага да се откажете от присъствието си, Календар има начин да ви позволи прехвърлете собствеността върху събитието, за да може събитието да продължи във ваше отсъствие . Отворете събитието от уебсайта на Календар, щракнете върху бутона Още действия в горния десен ъгъл на екрана и изберете Промяна на собственика от менюто, което се показва. След това можете да въведете името или адреса на когото искате да поемете като основна точка за контакт.

Обогатяване на събития

24. Знаете ли, че можете добавете прикачен файл директно към събитие в Календар - нещо като PDF, графичен файл или документ, който искате всички поканени да видят? Когато създавате ново събитие, потърсете иконата на кламер в лентата с инструменти отгоре на полето за описание. Щракването върху него ще ви позволи да вмъкнете всеки файл от локалното си устройство или от хранилището си в Google Диск.

25. По подразбиране новите събития в Google Календар продължават един час - но можете да персонализирате тази настройка и дайте на събитията всякаква продължителност по подразбиране, която харесвате . Просто погледнете в секцията Настройки на събитията в настройките на сайта на Календар и намерете подходящо наречената опция Продължителност по подразбиране.

26. Имате ли нещо, което трябва да бъде на вашия дневен ред на редовен, повтарящ се интервал? Календарът може обработвайте повтарящи се събития и напомняния с някои впечатляващо персонализирани параметри . Докато създавате ново събитие или напомняне, щракнете върху полето с надпис Не се повтаря (под датата и часа и вдясно от опцията Целодневно). Това ще ви даде списък с предварително конфигурирани модели - като елементът се повтаря ежедневно, седмично в текущия ден, месечно в текущия ден и т.н. - заедно с опция, наречена Персонализирана, която ви позволява да станете невероятно конкретни как точно, кога и за колко време искате вашият елемент да се повтаря.

Можете да помолите Календар да повтаря събития по почти всеки възможен модел.

Разширени сигнали

27. В допълнение към обичайните известия на работния плот и на телефона си, можете да поискате от Календар да да ви изпратим известие по имейл за всяко събитие . Това може да бъде особено полезно, ако прекарвате много време във входящата си поща и искате да имате напомняне, което да присъства, докато не го архивирате. За да създадете имейл напомняне за събитие, отворете събитието и след това щракнете върху командата Добавяне на известие. След това, в новия ред, който се показва, щракнете върху полето за известия и го променете на имейл - след това просто кажете на Календар колко далеч преди събитието искате да пристигне имейлът. Не забравяйте да натиснете синия бутон Запазване в горната част на екрана, когато приключите.

28. Ако искате получавайте известия по имейл за всичко събития по подразбиране , отворете настройките на Календар и изберете календара си от списъка в лявата част на екрана. Превъртете надолу до раздела Известия за събития и щракнете върху бутона Добавяне на известие. Щракнете върху новото поле за известия, което се показва, променете го на имейл и го задайте за времето, което искате.

29. Можете също така променете стандартните си часове за предупреждение за обикновени известия в Календар в същата област от настройките на сайта: Просто регулирайте броя минути до съществуващите известия под Известия за събития и Целодневни известия за събития. Можете също да добавите допълнителни известия или да премахнете всички съществуващи известия, като щракнете върху x до тях. Всички промени, които правите, автоматично ще се прилагат към известията, генерирани от приложението Календар на телефона ви.

30. Искате получавайте ежедневно резюме на дневния си календар по имейл всяка сутрин ? Погледнете под заглавката Други известия в същия раздел на настройките на сайта. Намерете реда с надпис Ежедневен дневен ред, след това щракнете върху полето до него, което казва Няма, и го променете на Имейл. Вашето ново ежедневно обобщение сега ще пристига в 5:00 всяка сутрин, с любезното съдействие на виртуалния календарен джин, който чакаше вашето желание през цялото това време.

За още повече познания за Google от следващо ниво, вижте моя Информационен бюлетин за Android Intelligence .

[Бележка на редактора: Тази история е актуализирана и разширена през април 2020 г.]