18 настройки на Gmail, които ще променят начина, по който мислите за входящата си поща

Направете вашата пощенска кутия по -ефективна и ефективна с тези лесно пренебрегвани опции.

18 настройки на Gmail, които ще променят начина, по който мислите за входящата си поща

Що се отнася до управлението на имейли, имате нужда от всяко предимство, което можете да получите.



Google признава това. Компанията е снабдила Gmail с десетки разширени опции, които могат да ви спестят време и да добавят мощни възможности във вашата пощенска кутия. Единственият проблем е, че има толкова много от тях - разпръснати на толкова много места - че е твърде лесно да се пренебрегне нещо полезно.

За да не се страхувате обаче: прекопах всяко кътче, за да разкрия най-ценните настройки на Gmail. Тези опции от следващо ниво надхвърлят широко известните основи и имат потенциал да преобразят начина, по който боравите с имейла си. Някои от тях са специфични за новия дизайн на Gmail, докато други се отнасят както за новата, така и за класическата версия на сайта. (Между другото, повечето от тях са подходящи предимно за настолния сайт Gmail - за разлика от мобилните приложения - само с няколко отбелязани изключения.)



е достатъчно 6 часа сън

Затова запалете банките с памет на мозъка си: Време е да активирате IQ на входящата си поща.

Съставяне на съобщения



1. Gmail е нов Функция за интелигентно писане може да ви спести ценно време предсказване на това, което ще напишете, преди да го напишете - нещо като автоматично попълване за входящата ви поща. Той също работи изненадващо добре и е лесно да се игнорира, когато предложенията му не са на място.

Интелигентното композиране е като автоматично попълване за вашата входяща поща.

За да го изпробвате, първо трябва да включите опцията Разрешаване на експериментален достъп в раздела Общи в новите настройки на Gmail. След като щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на екрана, Gmail ще се опресни - и Smart Compose трябва автоматично да се активира. Можете да потвърдите, като се върнете в раздела Общи в настройките и потърсите новодобавената опция Smart Compose. Докато е включено Писането на предложения за включване, вие сте готови - и трябва да виждате предсказуемия текст на Google периодично да се показва, докато пишете нови имейли.



2. Говорейки за спестяване на време, направете си услуга и отидете в раздела „Разширени“ на новите настройки на Gmail (или секцията „Лаборатории“ в класическия Gmail) и активирайте „Консервирани отговори“. След като го направите, ще можете за създаване на прости шаблони, които след това могат да бъдат вмъкнати в съобщения с няколко кликвания.

3. Новата опция за отлагане на Gmail е грандиозна - но времето за отлагане по подразбиране може или не може да бъде идеално за вашия личен график. Ето една малка тайна обаче: Можете персонализирайте точно кое време Gmail смята за сутрин, следобед и вечер като погледнете в настройките на Google Keep (очевидно, нали?). Просто променете часовете по подразбиране за всяка част от деня в настройките на Keep и след това същите часове ще се прехвърлят в Gmail-както на уебсайта, така и в мобилното приложение.

4. По подразбиране Gmail ви дава малък прозорец в ъгъла на екрана за съставяне на нови съобщения. Ако предпочитате пишете в центрирано и по-цял екран поле , можете да щракнете върху малката диагонална стрелка в горния десен ъгъл на прозореца, за да промените нейния размер и разположение. И ако ти винаги искате да пишете в прозорец на цял екран, има настройка за коригиране на поведението на Gmail по подразбиране: Щракнете върху иконата на менюто с три точки в прозореца за създаване, след което изберете По подразбиране на цял екран. Това ще направи всичките ви бъдещи имейли да започнат в този голям, центриран изглед.



5. Ако сте нещо като мен, вероятно архивирате съобщения веднага след като отговаряте по -често. Спестете си стъпка и включете опционалния бутон Изпращане и архивиране на Gmail, който комбинира изпращането и архивирането в една команда . (Не става замени обикновения бутон за изпращане; просто се появява като допълнителен бутон до него.)

Бутонът Изпращане и архивиране комбинира две стъпки в една

как да се справим с лош мениджър

Можете да го активирате, като потърсите опцията Изпращане и архивиране в секцията Общи в настройките на Gmail. Изберете Показване на бутона „Изпращане и архивиране“ в отговор и след това натиснете бутона Запазване на промените в долната част на страницата.

6. Функцията „Отмяна на изпращане“ на Gmail може да бъде истински спасител, но стандартният прозорец за анулиране от пет мизерни секунди не ви дава много време да промените решението си. Отидете в раздела Общи в настройките на Gmail и щракнете върху падащото поле до опцията Отмяна на изпращане. Можете да увеличите стойността до 10, 20 или дори 30 секунди - което означава, че можете дайте си до половин минута, за да помислите за всяко съобщение, което изпращате .

Четене на вашата поща

7. Не сте фен на входящата поща с раздели на Gmail? Задръжте курсора на мишката върху Входящи в лявата странична лента и щракнете върху стрелката надолу, която се появява до нея. Това ще ви позволи изберете от пет различни конфигурации на входящата поща : По подразбиране, което е стандартната настройка с раздели; Първо важно, което разделя входящата ви кутия наполовина, като съобщенията, които Google смята за важни отгоре; Първо непрочетено, което прави същото, но с непрочетени съобщения, заемащи горната част на екрана; Първо със звезда, което прави точно това, което си мислите; и Приоритетна входяща поща, която ви позволява да създавате до четири персонализирани раздела, за да разделите различни типове съобщения.

8. Ако използвате конфигурацията на входящата кутия по подразбиране, поемете контрола как работи тя, като погледнете в раздела Входящи в настройките на Gmail. Там можете да опростите нещата малко деактивиране на раздели, които не искате да се показват (което причинява съобщения, че би се са категоризирани в тях, за да отидат в следващия най -подходящ раздел). Можете също така да активирате удобна опция, така че всички съобщения, които отбелязвате със звезда, винаги да се показват в раздела „Основни“, независимо от това къде са били сортирани първоначално.

9. Ако „Приоритетна кутия“ е вашата чаша чай, отидете в същата секция „Вх. Поща“ в настройките на Gmail, за да конфигурирайте секциите на входящата си поща така, както сърцето ви желае . Възможностите там са практически безкрайни.

Настройката за приоритетна входяща поща на Gmail предоставя най -голямата възможност за персонализиране и контролиране как точно е организирана вашата входяща поща.

10. Независимо коя настройка на входящата поща сте избрали, не забравяйте да експериментирате с режимите на плътност на Gmail, за да намерете стила на показване на входящата поща, който работи най -добре за вас . Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на сайта. В класическия Gmail ще видите опции за Удобна, Уютна или Компактна плътност точно в това главно меню; в новия Gmail първо ще трябва да изберете плътност на дисплея и след това ще видите опции за Default, Comfortable и Compact. Имайте предвид, че по подразбиране поставя ново добавените визуализации на прикачени файлове във вашия изглед на входящата поща, докато Comfortable и Compact скриват тази информация.

11. Пропуснете прозореца за предварителен преглед на Outlook, където можете да прочетете съобщение, като същевременно запазите входящата си поща в изглед? Gmail всъщност предлага подобен изглед, който показва всичко наведнъж . Погледнете в секцията „Лаборатории“ на класическите настройки на Gmail или раздела „Разширени“ на новите настройки на Gmail и активирайте опцията, обозначена с „Визуализация“. Това ще постави нова икона с четири реда до бутона за настройки в горния десен ъгъл на вашата пощенска кутия. Щракнете върху стрелката надолу до нея и можете да изберете или вертикално разделяне-при което всяко избрано от вас съобщение се появява вдясно от входящата ви поща-или хоризонтално разделяне, при което визуализациите на съобщения се показват под входящата ви поща.

Настройката на панела за визуализация ви позволява да преглеждате съдържанието на имейлите, без да напускате входящата си поща.

пазители на галактиката 2 танцуват грубо

Не забравяйте да погледнете и в раздела „Общи“ в настройките на Gmail, тъй като опцията там, обозначена с „Визуализационен панел“, ще ви позволи да контролирате колко дълго можете да държите съобщение отворено в прозореца, преди то да бъде маркирано като прочетено.

12. Нека не се заблуждаваме: Никой не харесва страницирането. Върнете се в секцията Общи в настройките на Gmail и потърсете опцията Максимален размер на страницата. Не можете да изключите напълно страницирането, но вие мога показва до 100 разговора едновременно - и ако имате повече от толкова много елементи във входящата си поща, приятелю, имате по -големи проблеми.

Оптимизиране и организиране

13. Звездите на Gmail осигуряват чудесна система за маркиране на важни съобщения - така че защо да не вземете нещата на ниво и да си дадете равновесие Повече ▼ начини за обозначаване на нишки, изискващи внимание? Звездите подреждат общия раздел на настройките на Gmail ви позволява добавете до 11 допълнителни икони във вашия списък с възможности за отбелязване на съобщения , с опции, вариращи от различно оцветени звезди до удивителен знак, въпросителен знак и символи за отметка.

Просто плъзнете и пуснете каквито икони искате в списъка в употреба и внимателно обърнете внимание на реда: Същият ред е, в който ще се прилагат иконите - така че ако поставите лилава звезда на втората позиция и удивителен знак в третият, щраквайки два пъти върху звездното поле на съобщението, ще му присвои лилавата звезда, докато щракването върху него три пъти ще му даде удивителен знак.

14. Направете вашата пощенска кутия по -ефективна чрез изчистване на безпорядъка и оставяне само на етикетите, от които се нуждаете . В секцията „Етикети“ в настройките на Gmail ще намерите команди за скриване на всеки етикет или категория, до които редовно нямате достъп, от списъка с етикети - този дълъг и често разпръснат списък в лявата странична лента на входящата ви поща. Все още ще можете да стигнете до тези скрити етикети; те просто ще бъдат прибрани под опцията Още и по този начин ще ви отблъснат през повечето време, така че можете по -лесно да се съсредоточите и да намерите тези, които използвате най -много.

15. Приложението Tasks, свързано с новия Gmail, не е интегрирано ужасно добре в екосистемата на Google, но можете свържете задачите си с Google Календар - ако знаете как: Отворете Уебсайт на Google Календар . Вижте раздела Моите календари в лявата част на екрана? В него трябва да видите опция, наречена Напомняния.

шпионски плакат от епохата

Докоснете иконата на меню с три точки до този ред и изберете Превключване към задачи. Всички задачи, на които зададете дата в страничната лента на Задачите на Gmail или самостоятелното мобилно приложение Задачи, вече автоматично ще се показват в календара ви. Само имайте предвид, че тази функция замества интегрирането на обикновени напомняния на Google, създадени чрез Assistant, Keep или полето за търсене на Google.

16. Вероятно знаете за клавишните комбинации на Gmail, нали? (Ако не го направите, отидете да ги активирате - точно сега - в секцията Общи в настройките на Gmail.) Възможно е обаче да не знаете, че можете създайте свои собствени клавишни комбинации също: Потърсете в раздела „Лаборатории“ на класическия Gmail или раздела „Разширени“ на новия Gmail, за да активирате опцията, след това потърсете нов раздел „Клавишни комбинации“ в настройките си.

Създавайте персонализирани преки пътища, които работят за вас чрез настройката за персонализирани клавишни комбинации на Gmail.

Там можете да промените някоя от клавишните комбинации по подразбиране или да ги допълнете с вторични опции. Една супер полезна корекция, на която се радвам-вдъхновена от Google Inbox-е добавянето на простия пряк път i като по-бърз начин за прескачане директно отвсякъде към входящата ми поща.

17. Независимо дали става въпрос за чичо Джефри или пощенския списък, който просто няма да се откаже, винаги има някаква дразнеща сила, която постоянно изпълва входящата ви поща с неуместни боклуци. Gmail има скрита настройка за премахнете досадни послания за постоянно от косата си : Докато преглеждате съобщение, щракнете върху иконата на менюто с три точки в горния десен ъгъл (директно вдясно от иконата за отговор), след което изберете опцията Блокиране. Всички имейли от този адрес оттук нататък автоматично ще влизат директно във вашата папка със спам - и ако някога се замислите, можете да управлявате списъка си с блокирани адреси в раздела Филтри и блокирани адреси в настройките на Gmail.

18. Използвате новия Gmail? Отделете малко време, за да настроите офлайн режима, преди наистина да ви потрябва. За разлика от тромавата офлайн опция в класическата версия на Gmail, този офлайн режим работи точно като обикновения уебсайт на Gmail; всичко, което трябва да направите, е да отворите сайта преди губите връзката си. Докато използвате Chrome 61 или по -нова версия, тогава ще можете преглеждайте съобщенията си и съставяйте нови имейли, сякаш сте онлайн, не е необходим Wi-Fi . (Всички имейли, които съставяте офлайн, ще се съхраняват в нова папка Изходящи и след това ще се изпращат веднага щом се свържете отново.)

Опцията се намира в подходящо наречения офлайн раздел в новите настройки на Gmail. Настройте го по начина, който има смисъл за вас, не забравяйте да натиснете Запазване - и след това да сте спокойни, знаейки, че следващия път, когато интернет връзката ви се развали, целият ви имейл ще остане точно там и ще чака.